新天國際會展根據多年的出展經驗，認為參加國際展好能在一年前即開始準備，并將整年計劃劃分為各個階段，依序完成，方能達至預期的理想目標。
計劃時間表
（一）12個月前
1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃；
2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料；
3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得佳位置）；
4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃；
（二）9個月前
1、設計展覽結構；
2、取得展覽管理公司的設計批準；
3、選擇并準備參展產品；
4、與國外潛在客戶及日前顧客聯絡；
5、制作展覽宣傳冊 ；
（三）6個月前
1、以廣告或郵件等進行推廣活動；
2、確定旅行計劃；
3、支付展覽場地及其他服務所須預先付款；
4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯；
5、安排展覽期間翻譯員；
6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；
（四）3個月前
1、繼續追蹤產品推廣活動；
2、后確定參展樣品，并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品，帖上公司標簽，贈送索取樣品的客商；
3、將展位結構設計做后的決定；
4、計劃訪客回應處理程序；
5、訓練參展員工；
6、排定展覽期間的約談；
7、安排展覽現場或場外的招待會；
8、購買外匯；
（五）四天前
1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放入公事包；
2、搭乘飛機至目的地；
（六）三天前
1、抵達，飯店登記；
2、視查展覽廳及場地；
3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達；
4、批示運輸承包商將物品運送至會場；
5、聯絡所有現場服務承包商，確定一般準備就緒；
6、與展覽組織代表聯絡，告知通訊方法；
7、訪問當地顧客；
（七）兩天前
1、確定所有物品運送完成；
2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、將所有活動節目做后的決定；
（八）一天前
1、將攤位架構、設備及用品做后的檢查；
2、將促銷用品發送直接分配中心；
3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前后簡報；
（九）展覽期間
1、遲早到會場；
2、于展覽天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；
3、實地觀察后遲早預約明年場地；
4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；
5、對于沒有把握的產品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理的答復，一旦應承，必須按質按期完成，以取得客戶合作的信心；
6、每日與員工進行簡報；
7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司以便即時處理及回應；
（十）展覽結束
1、監督攤位拆除；
2、處理商機；
3、寄出謝卡；
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